Het register is gebaseerd op de reeds bestaande indices van de wetenschappelijke editie. Bij het samenvoegen daarvan kwam niet alleen een aantal fouten aan het licht, maar bleken de registers ten opzichte van elkaar ook allerlei inconsequenties te vertonen. Gevolg van het feit dat de registers door verschillende personen zijn gemaakt die, hoe consciëntieus ook, niet altijd - in een tijdsverloop van meer dan twintig jaar - voor dezelfde benadering kozen. Hun valt niets te verwijten. Integendeel: gelet op de omvang van het geschiedwerk is het aantal foutieve verwijzingen en ondeugdelijke initialen gering.
Een deel van die inconsequenties kon worden rechtgezet. Maar niet alle. Het was niet mogelijk alle paginaverwijzingen te controleren, of volledigheid te bereiken waar de bestaande registers onvolledig waren. En zelfs daar, waar een naam of een begrip aantoonbaar onjuist was, kon niet altijd worden vastgesteld wat dan wel correct was.
Een paar onvolkomenheden die daarom, ondanks intensief speurwerk, gebleven zijn: - Het is mogelijk dat een onderwerp of zaak in meer delen voorkomt, al wordt
het volgens het register maar in één of enkele delen genoemd. Soms kan men
via een ander trefwoord verder komen. - In sommige delen wordt onderscheid gemaakt binnen één onderwerp, waar
dat in andere delen niet wordt gedaan. Voorbeeld: in het register van deel o
is, naast Frankrijk, sprake van Vichy-Frankrijk; het spreekt echter vanzelf
dat Vichy-Frankrijk ook in andere delen aan de orde komt. Overigens
konden bij minder omvangrijke lemma's (bijv. Timor, Nederlands èn
Portugees) dergelijke belangrijk geachte onderscheidingen wel degelijk voor
alle delen worden nagezocht. Minder belangrijke onderscheidingen (bijv.
Zwarte handel en Zwarte markt) in één deel zijn uiteraard helemaal niet
gehandhaafd. - Soms zijn er verschillende aanduidingen voor dezelfde of verwante onder
werpen (bijv. Financiën en economie, Economie, Geldwezen, Bankwezen).
Het kan in zo'n geval zeker de moeite lonen te kijken bij andere trefwoorden,
waarnaar zoveel mogelijk met Zie (ook): verwezen is.
De registers van de afzonderlijke delen konden niet zonder ingrijpende wijzigingen worden samengevoegd. Dat zou een onoverzichtelijk en onaanvaardbaar groot register hebben opgeleverd. Bij het bijeenbrengen van de oorspronkelijke registers zijn daarom niet alleen verbeteringen aangebracht, maar was het ook noodzakelijk lemma's te verplaatsen, samen te voegen en in te korten. Omwille van de consistentie, overzichtelijkheid en een redelijke omvang van dit deel werd een groot aantal sublemma's verzelfstandigd, elders ondergebracht of weggelaten. Achter het deelnummer van het lemma waar dit is gebeurd, is een gradenteken (") geplaatst. Als men bij het raadplegen van het register op dit teken stuit, kan het dan ook raadzaam zijn het betreffende deel ter hand te nemen. Vooral bij omvangrijke lemma's (zoals Amsterdam, NSB of Wilhelmina) is het zinvol om de sublemma's van de afzonderlijke registers op te zoeken.
Waar in dit register sublemma's weggelaten of verplaatst zijn, zijn ofwel de paginanummers bij het hoofdlemma behouden, Of is een Zie ook.·-verwijzing aangebracht. Bij enkele trefwoorden die in bepaalde delen heel veel voorkomen - bijv. Concentratiekampen in deel 8 of Japan of Java in deel nb/c - had het geen zin om de paginanummers van de sublemma's te [aten staan, omdat die slechts een selectie geven van plaatsen waar het trefwoord voorkomt. Daar moest worden volstaan met "passim. Het is mogelijk dat ook bij enkele andere grotere lemma's (bijv. Ministeries) de achtergebleven paginanummers niet volledig zijn.
In vergelijking met de oude registers is er veel verbeterd. Bovendien bevat dit register een aanzienlijk aantal aanvullingen, waarvan de belangrijkste is: een zakenregister op deel ra (dat, zoals men weet, alleen een register had op namen van personen, plaatsen en periodieken).
Overigens is het geenszins de bedoeling geweest om de 'oude'
registers geheel overbodig te maken. Wel zal men met het nieuwe register specifieke onderwerpen gemakkelijker kunnen terugvinden dan voorheen. Voor veel zaaknamen hoeft niet meer geraden te worden bij welke trefwoorden ze ditmaal zijn ondergebracht, omdat ze nu als apart lemma opgenomen zijn. Zo was het nodig voor de Centrale Inlichtingendienst in Londen in het ene deel te kijken bij Regering, Nederlandse, in een ander bij Geheime diensten en in weer een ander bij (Centrale) Inlichtingendiensten; bij aarzeling wijst nu veelal een Zie (ook): de weg. De omgekeerde weg moet overigens bewandeld worden bij plaatselijke openbare gebouwen als ziekenhuizen, scholen, gevangenissen, kampen: die zijn nu ondergebracht bij de plaatsnamen.
Verder zal men nu voor veel onderwerpen sneller de relevante paginanum
mers kunnen vinden. In de oude registers wordt bij trefwoorden vaak verwezen naar subs van tal van lemma's: uiteindelijk komt men in de meeste gevallen toch op een beperkt aantal (vaak dezelfde) paginanummers uit. In dit register zijn de paginanummers van die subs - die meestal geschrapt zijn - weggehaald en onder het betreffende trefwoord bij elkaar gezet. Een duidelijk voorbeeld is Ambtenarenverbod, waarbij in deel I verwezen wordt naar NSB, SOAP, NVV, H. Colijn en een aantal ministeries (in deel 4 bestaat het lemma niet, maar is het wel als sub bij NSB te vinden): de verwijzing is hier geschrapt en de paginanummers zijn aangevuld. Het oude verwijzingssysteem had natuurlijk ook zijn voordelen - voordelen gelijk aan die van sublemma's -, maar kon slechts binnen een deelregister (van beperkte omvang) functioneren.
Uit het bovenstaande zal duidelijk geworden zijn dat het noodzakelijk was om vele Zie (ook):« die verwijzen naar (subs van) lemma's van een afzonderlijk deel te schrappen. De resterende verwijzingen zijn aan het eindevan een lemma (na het laatste deel dus) geplaatst; slechts hier en daar zal men halverwege een lemma nog een Zie ook: tegenkomen: in dat geval heeft de verwijzing specifiek op één deel betrekking. Anderzijds zijn er ook weer vele nieuwe Zie ook?« als wegwijzers in dit herverkavelde registerland geplaatst.
De opmaak van deze index is gelijk aan die van de afzonderlijke registers. Dat betekent dat alle buitenlandse termen en zaaknamen (maar niet eigennamen!), alsmede namen van boeken en periodieken zijn gecursiveerd. De deelnummers zijn eveneens cursief gezet, in tegenstelling tot de paginanummers. De talrijke schepen zijn herkenbaar aan de aanhalingstekens en het lidwoord de (dus: 'Zeven Provinciën'
, de, ). De spelling is slechts een enkele keer - m.n. bij verschillen tussen de delen - aangepast aan de meest gebruikelijke.
Evenmin als in de afzonderlijke delen zijn de bijlagen in het register verwerkt.